Pour augmenter le taux de réussite d’un événement, il est indispensable de mettre en place une stratégie de communication avant, pendant et après l’événement. Vous ne savez pas par où commencer pour communiquer votre événement ? La réponse en 10 étapes !

Le succès d’un événement n’est jamais garanti. Vous avez beau mettre tous l’argent nécessaire pour sa promotion, avoir des idées qui cantonnement; il suffit par exemple que la météo soit mauvaise et les festivaliers ne seront pas aux rendez-vous.

Pour mettre le maximum de chance de votre côté et obtenir le succès escompté, il est indispensable de promouvoir votre événement.  Promouvoir votre événement vous permettra notamment de mieux vous faire connaître, de gagner en visibilité et d’attirer les personnes intéressées par votre manifestation. Les réseaux sociaux s’avèrent être un excellent levier pour vous aider à promouvoir vos éléments avant, pendant et après. Encore faut-il savoir bien les utiliser.

Alors comment faire ? Comment promouvoir un événement sur les réseaux sociaux ?

AVANT L’ÉVÉNEMENT

1# Choisissez les bons réseaux sociaux

Pour promouvoir un événement efficacement sur les réseaux sociaux, il est indispensable de sélectionner les médias sur lesquels vous souhaitez communiquer. Réfléchissez à votre objectif et à votre cible. Qu’attend-elle de vous ? Quels contenus apprécie-t-elle ? Sur quels réseaux s’informe-t-elle ?
Si vous souhaitez organiser une conférence ou un séminaire, privilégiez Linkedin ou Twitter. Pour la communication d’un festival ou l’ouverture d’un restaurant, Facebook, Instagram ou Snapchat seront les réseaux les mieux adaptés.

2# Choisissez un hashtag # pour promouvoir votre événement

L’hashtag a un double avantage dans la promotion d’un événement. En premier lieu, il vous permettra de suivre et analyser tout ce qui se dit avant, pendant et après votre événement. Vous êtes ainsi à même de mieux contrôler la communication de votre événement et de l’ajuster. 

Ensuite, l’hashtag va vous aider à renforcer l’image de votre événement, sa notoriété et créera également le sentiment d’appartenance à une communauté chez les participants.

Pour promouvoir votre événement grâce à un hashtag de qualité, choisissez un hashtag simple et court et vérifiez qu’il ne soit pas déjà utilisé. N’oubliez pas que sur Twitter, les tweets sont limités à 140 caractères.

Mentionnez votre hashtag sur toute vos communication print et numériques, affiches et objects publicitaires. Demandez à vos participants de mentionner ce hashtage lorsqu’ils communiquent sur l’événement sur les réseaux sociaux.

3# Créer une histoire autour de votre événement

N’annoncez pas votre événement à la dernière minute sur les réseaux sociaux. Préparez le bien à l’avance.  Pour convaincre votre cible de participer à votre événement, vous devez leur mettre l’eau à la bouche, susciter l’intérêt et l’impatience. Pour cela, bien en amont du jour J, commencez à promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux en racontant les coulisses de l’organisation ou en dévoilant régulièrement des petites anectodes.  Dès que vous êtes en mesure de connaître la date, annoncez-là afin que les personnes puissent la réserver dans leur agenda. Pour la programmation ne dévoilez pas tout en même temps : laissez durer le suspens.  Une fois tout le programme connu, organisez une Conférence de Presse pour annoncer toute la programmation et les nouveautés par rapport aux éditions précédentes.

PENDANT L’ÉVÉNEMENT

4# Nommez un Community Manager pour gérer  la communication durant l’événement

Lorsqu’on organise un événement il est difficile de pouvoir tout gérer : la communication, les invités, les invitations, la logistique, etc. La solution, pour optimiser la promotion d’un événement est de désignez une personne en charge de communiquer pendant l’événement sur les réseaux sociaux en postant des citations, des photos ou des vidéos avec une bonne métrite de de la langue. Une ou un responsable de la communication peut également être nommé/e au début de événementiel ou la communication peu parfois être très abondante.

5# Conviez les blogueurs et les influenceurs

Les influenceurs disposent d’une communauté importante et engagée. Si votre idée les séduit ils parleront de votre événement à leur communauté. Prenez donc soin de personnaliser votre message et soyez créatif ! Certains influenceurs demandent à être rémunérés, prévoyez du budget. 

6# Retransmettez l’événement en direct

Lorsque vous organisez un événement, il y a obligatoirement des personnes qui ne peuvent pas y assister. Avec l’événement en direct, surtout les conférences,  vous leur permettez de ne pas manquer les informations qui pourraient les intéresser.

Pour diffuser un événement en direct, vous disposez de différents outils comme Periscope ou Facebook Live.

Un des avantages d’utilisez le live streaming pour diffuser votre événement en direct est que vous disposerez ensuite d’une vidéo pour permettre aux absents de le revoir en replay via YouTube ou toute autre plateforme.

7# Proposez une connexion Wi-Fi

Si vous voulez que les participants communiquent autour de votre événement en direct sur les réseaux sociaux, assurez vous qu’ils disposent d’une connexion internet suffisante sur le lieu de l’événement.

Pour cela, la meilleure solution reste de proposer un accès Wi-Fi et d’en afficher les étapes sur le badge que vous distribuez à l’entrée par exemple. Vous pouvez également l’annoncer avant de démarrer votre conférence.

8# Diffusez le flux Twitter en direct sur écran géant

Pour inciter les participants à communiquer en direct sur les réseaux sociaux, rien de plus attirant que d’afficher en live ce qui se dit sur les réseaux sociaux. Vous pouvez le faire sur des écrans géants disposés autour des conférenciers. Il existe plusieurs outils permettant ce type de projection appelé « Tweetwall ». En voyant les tweets défiler pendant l’événement, vos participants seront plus tentés de passer à l’action.

9# Contenu multimédia

Pour optimiser la visibilité de votre événement et favoriser la communication des suivants, pensez à prendre un maximum de photos sur le vif. Si vous le pouvez engager un photographe ou quelques bénévoles pour prendre des photos.

Si vous le pouvez, prévoyez également une endroit ludique pour que les participants puissent se prendre en photo. Les gens adorent ça et ils ne manqueront pas de relayer ces magnifiques photos sur leurs réseaux sociaux.

APRÈS L’ÉVÉNEMENT

10# Créez la nostalgie

La fin d’un événement ne signifie pas la fin de sa promotion. Avec les réseaux sociaux, vous pouvez continuer à promouvoir un événement en diffusant les moments forts de ce dernier via des photos et vidéos. Ca permettra aux absents de constater ce qu’ils ont manqué et de participer à l’édition suivante.

Poursuivre la communication de votre événement vous permettra de profiter encore un moment de la visibilité qu’il vous apporte et d’optimiser les retombées du prochain. N’hésitez pas à utiliser des formulaires type Eventbrite ou Doodle pour proposer aux participants de s’inscrire aux événements suivants. Les participants satisfaits voudront en aucun cas manquer l’événement  et les absents frustrés voudront tout faire pour participer à la prochaine échéance.

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment promouvoir un événement sur les réseaux sociaux, contactez-nous ou suivez nos formations 

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